Einfache Dokumentenverwaltung mit ACT oder Outlook

Das Ablegen und Suchen von Dokumenten ist in den Unternehmen ein fester Bestandteil im täglichen Arbeitsprozess geworden.  Eine Optimierung dieser Tätigkeit bringt dem Unternehmen einen sofortigen Vorteil. Auch die Sicherheit der Dateien vor Datenverlust und letzter Versionsstand der Dokumente sind ein wichtiger wirtschaftlicher Faktor geworden.

Die Aussage:
Jedes Dokument oder Datei welches bei einem Mitarbeiter in dem Bereich „Eigene Dateien“ bzw. auf einen der lokalen Laufwerke gespeichert wird, bewirkt ein potentielles Risiko für das Unternehmen.
Diese Aussage sollte von jedem Unternehmen ernst genommen werden.

Was ist zu tun?

Sofort ein teures Dokumentenmanagement anschaffen?

Ja, wenn das Budget dafür da ist.

Oder unser Tip:

Im Unternehmen eine einfache zentrale Dateiablage auf einem für jeden zugänglichen Laufwerk  aufbauen.

Dokumentenablage für Kunden

Wir haben dieses Konzept für ACT! und Outlook Anwender umgesetzt und optimiert.

Der Grundgedanke:

Für jeden Kunden bzw Interessenten mit dem eine Kommunikation im Unternehmen besteht oder bestehen wird,  sollte zu dem Adressdatensatz in ACT oder Outlook eine einheitliche Dokumentenablage geben. Diese Dokumentenablage ist dann von allen Mitarbeitern nutzbar und besitzt eine einheitliche Struktur in der Form von Unterordnern. Die Suche nach dem richtigen Ablageort wird schnell und effizient erfolgen. Optional sollte das Ablegen von Dokumenten aus den Applikationen automatisch erfolgen.

Die Lösung mit ACT oder Outlook:

Die Erweiterung, „Explorer für ACT“ (EFA) oder „Explorer für Outlook“ (EFO), zeigt zu einer Adresse den Win-Explorer an. Durch eine Verknüpfung zum Datensatz kann für jede Adresse die passende Dokumentenablage angezeigt werden. Hierzu wird in einem Adressfeld ein Pfad z.B.: K:/Kunden/Meier GmbHEssen47111/ gespeichert. Optional wird dieser Pfad automatisch aus den Feldinformationen der Adresse erzeugt und eine Ablagestruktur mit weiteren vordefinierten Unterordnern angelegt.

 

Die weiteren Ausbaustufen*:

Unterstützung von automatischem Ablegen der Emails als Datei in der Dokumentenablage.

Worddokumente automatisch Ablegen.

PDF Dokumente automatisch Ablegen.

*Zu den genannten Funktionen gehören weitere Software und spezielle Anpassungen der Konfiguration.

EC 2 for David

Der EC2 for David ist fertig. Mit dem EC2 ist es möglich, Emails aus David von Tobit.Software zu extrahieren und mit Kontakten in der CRM-Lösung ACT! zu verknüpfen.

Eingehende Emails in David werden entweder automatisch oder manuell an ACT! übergeben. Wird der Connector in den Automatikmodus geschaltet, so werden alle Emails, welche in einem vorher definierten Unterarchive des Ausgangs liegen, automatisch extrahiert und an ACT! übergeben.